Bookings o reservas en tiendas online WooCommerce

     

 ¿Qué plugin de reservas para Wocommerce elijo?

Existen un montón de plugins de reservas para una tienda en WooCommerce y a la hora de elegir tenemos que tener claro el tipo de reserva que vamos a necesitar.

Ya que podemos necesitar una reserva basada en el tiempo y una fecha concreta como puede ser un servicio de fisioterapia donde nuestro cliente elegiría una hora y un día a reservar.

Pero también podríamos necesitar una reserva basada en la duración como por ejemplo el alquiler de un apartamento o la compra de varias sesiones en días concretos.

Creo que Booking & Appointment Plugin for WooCommerce es uno de los plugins con mayor versatilidad por las opciones que ofrece y es relativamente fácil de configurar.

Este plugin se puede utilizar con cualquier tipo de producto de WooCommerce, productos simples, variables o, agrupados.

El plugin introduce un calendario en la página de producto que es el que marca la reserva. De la configuración de ese calendario va a depender que se pueda utilizar para un tipo de reserva u otra.

A la hora de configurar Booking & Appointment Plugin for WooCommerce se debe realizar en dos partes. Una pequeña configuración general del plugin y una más concreta de las características del calendario en la página de edición del producto.

Este plugin cubre los siguientes tipos de reserva:

• Por fecha y hora basado en intervalos de minutos u horas.
• Precio especial o diferente en cada intervalo.
• Franjas horarias diferentes para cada día de la semana.
• Reserva múltiple.
• Reservas basadas en fechas.
• Por días completos.
• Varios días a la vez.
• Selección de varios días no consecutivos.
• Precios distintos según el número de días reservados.

Otro de los aspectos importantes de la elección de un plugin de reservas es también las posibilidades de gestión de las reservas tanto para el propietario de la tienda como para el cliente que la realiza.

En este caso permite al gestor crear reservas desde el backend de WordPress, exportar copias así como aprobar o denegar reservas. Permite ver las reservas en un calendario y en formato lista. Y también envía correos recordando la reserva.

Y desde el punto de vista del usuario permite filtrar la búsqueda según disponibilidad antes de hacer la reserva/alquiler. Y una vez hecha la reserva le permite modificarla desde la página “Mi cuenta”.

 

 Instalación del plugin

Para instalar el plugin Booking and Appointment Plugin for WooCommerce accederemos a la web, al menú de WordPress - Plugins – Añadir nuevo. En la parte superior, junto al título, pulsaremos el botón “Subir plugin”.

Aparecerá un campo para subir un archivo. Pulsamos Seleccionar archivos, buscamos el zip del plugin que nos habremos descargado previamente y le damos a “Instalar ahora”.

Una vez instalado el plugin nos aparecerá otra pantalla para activarlo. Pulsaremos el botón “Activar”. El plugin tiene 2 partes de gestión:

• 1. En el menú de WordPress Booking donde se configura el plugin y se gestionan las reservas y recordatorios.
• 2. Dentro del editor de producto de WoCommerce.

 

 1. Configuración del plugin Booking and Appointment Plugin for WooCommerce

Lo primero que tenemos que hacer después de activar el plugin es introducir el número de licencia para registrarlo y disponer de actualizaciones.

Para ello vamos al menú Booking – Active License, introducimos el número y pulsamos el botón “Active License”.

Una vez guardada la licencia accedemos a Booking – Settings para configurar los aspectos generales del plugin.

En esta página hay muchas opciones para seleccionar y puede resultar un poco caótico. De entrada solo nos vamos a centrar en lo principal:

• Idioma.
• Formato de fecha.
• Formato de hora.

También podemos escoger el estilo del calendario que se mostrará para escoger la fecha. La mayoría de opciones podremos gestionarlas desde el producto de WooCommerce así que de momento dejaremos el resto como están.

En la siguiente pestaña superior (Labels & Messages) podremos personalizar los textos que se muestran en el producto para seleccionar la fecha, la hora, etc.

El resto de apartados los trataremos después de crear el producto destinado a la reserva de un servicio.

 

 2. Creación de un producto para reservar un servicio en WooCommerce

Como guía para realizar la explicación del funcionamiento del plugin vamos a considerar que queremos ofrecer la reserva de sesiones de fisioterapia, de una duración concreta y con un horario semanal.

Habrá días festivos y un margen de tiempo para poder reservar (para evitar que nos reserven para el mismo día, por ejemplo).

Comenzamos accediendo el menú Productos – Añadir nuevo. Como en otros productos de WooCommerce rellenaremos el título y la descripción, seleccionaremos una categoría en caso de que la tenga y añadiremos una imagen del producto.

En los datos de producto seleccionaremos Producto simple y añadiremos el precio de la sesión (en nuestro caso 35€).

Ahora pasamos al cuadro añadido por el plugin: Booking.

Nos centraremos en las dos primeras pestañas de la izquierda: General y Disponibilidad.

Pestaña General:

- Habilitar reserva. En esta casilla tenemos que activarla para indicar que vamos a utilizar el plugin de reservas.

- Tipo de Reserva: Si el tipo de reserva es por día completo (por ejemplo en reservas de habitaciones) marcaremos la opción “Único Día”. Al marcarlo aparece un nuevo selector para indicar si el usuario sólo podrá seleccionar un día “Un solo día” o varios días “Noches múltiples”.

Si el tipo de reservas utiliza franjas de horas (como en nuestro caso) marcaremos “Fecha y hora”.

Al seleccionarlo aparecen 2 nuevos selectores que son muy importantes, porque van directamente relacionados con el horario que tengamos y el modo en que configuramos las reservas.

Si el servicio a reservar tiene un horario continuo, sin interrupciones, y es el mismo todos los días de la semana, entonces seleccionaríamos “Tiempo basado en la duración”. Un ejemplo sería tener de lunes a viernes de 10 a 14 un servicio (en franjas de 15 min., 20 min. …).

Si por el contrario tenemos un horario partido (horario de mañana y tarde) o el horario varía a lo largo de la semana (miércoles de 10h a 14h, sábados de 11h a 13h) entonces seleccionaremos “Horario fijo”.

- Habilitar calendario en línea. De forma predeterminada el selector de fecha se muestra como un icono que al pulsarlo despliega el calendario para seleccionar la fecha.

Si activamos esta opción el calendario estará visible todo el rato en la página.

Recuerda que puedes modificar la apariencia del calendario desde el menú Booking – Ajustes.

Comprar sin elegir una fecha. Al activarlo permite al usuario realizar la compra sin seleccionar ninguna fecha. Para nuestro objetivo no tiene ninguna utilidad.

¿Requiere confirmación? Esta opción es interesante y muy útil según el modelo de negocio que se tenga. Lo que hace es permitir la reserva sin pagar y cuando el administrador de la web la confirme se le envía una notificación por email para que pague.

Si solo se reserva a través de la web no es práctico, pero si tienes más vías por las que se puede reservar (teléfono, email, etc.) este paso previo puede evitarte que se monten dos clientes a la misma hora y tener que hacer devoluciones de dinero.

En realidad, cuando te decides por la gestión de las reservas online, todo debería gestionarse a través de tu web. O bien a los clientes les indicas dónde acceder para hacer la reserva, o realizas la reserva por ellos desde la web.

Este plugin te permite realizar las reservas directamente desde el menú Booking – Crear reserva, que explicaremos después.

Una vez seleccionadas las opciones que queremos pulsamos el botón “Guardar Cambios”. Ahora pasamos a la pestaña Disponibilidad.

- Pestaña Disponibilidad: Esta pestaña varía dependiendo de las opciones escogidas en el apartado “Tipo de reserva” del punto anterior. Primero veremos las opciones comunes y después los dos casos diferentes relacionados con el horario.

- Periodo de reserva anticipada en horas. Indica el número de horas mínimo de margen en que el cliente no va a poder pedir cita. Si se indica 24 (1 día), un cliente que acceda para pedir cita, por ejemplo, un martes a las 15:00, la primera fecha que podrá reservar será a partir del miércoles a las 15:00.

- Número de fechas a elegir. Esto indica el número máximo de días en el calendario disponibles para reservar. Si indicamos 30 días no se podrá realizar ninguna reservar con más de 30 días de antelación.

- Tabla de días de la semana disponibles. En esta tabla seleccionamos los días de la semana en los que se va a poder realizar activando o no la casilla de la columna Bookable. La columna “Reservas máximas” sólo se muestra si se ha elegido “Tiempo fijo”, pero no es necesaria, así que la dejaremos en blanco.

En la columna Precio podemos asignar un precio diferente dependiendo del día (por ejemplo si el domingo tiene un coste superior al resto).

- Establecer disponibilidad por fechas / meses. En esta opción indicamos los días festivos en los que no se podrá realizar ninguna reserva. Al marcar la casilla aparecerá una tabla y un botón para añadir fechas.

El funcionamiento es mediante un selector en el que podemos indicar un rango de fechas, días sueltos, meses completos y días de vacaciones. Cada uno funciona de un modo diferente y podemos añadir todos los que queramos.

En el rango de fechas indicamos una fecha inicial y final, después indicamos si se puede reservar o no (indicaremos que no dejando la casilla Bookable sin activar) y por último si queremos que esta fecha se repita en años posterior indicaremos durante cuántos años.

Para añadir más fechas pulsaremos el botón “Añadir nuevo rango”. La opción de días sueltos y vacaciones funcionan igual, con un único calendario en el que se marcan todas las fechas sueltas, si necesidad de crear un nuevo registro con cada fecha.

Por último, en rango de meses seleccionamos mes inicial y final.

La siguiente parte de la pestaña depende del tipo de reserva escogido:

Si hemos escogido solamente días o fecha y hora con tiempo basado en la duración se mostrará la siguiente configuración.

Lo que se ha de configurar en este apartado es la hora de inicio y fin, la duración de la sesión y el número de sesiones permitido.

Lo primero es indicar un nombre para la duración (puede ser duración, sesión, etc.). Después introducimos la duración en horas o minutos y cuántas sesiones puede elegir como mínimo y máximo para indicar cuántas sesiones pueden coincidir en una misma franja de tiempo.

Es muy importante introducir el número correcto dependiendo de nuestro negocio. Si las sesiones sólo las da una persona el número máximo deberá ser 1. Si es una clínica con más personal, se pondrá el número correspondiente.

El campo del precio nos permite ponerle otro precio a la sesión, aunque no es necesario. Por último indicamos el rango de horas disponible.

De acuerdo con lo marca en la imagen superior, así se vería en el producto.

Al seleccionar una fecha nos muestra en cuadrícula las horas a las que podemos reservar.

Si hemos escogido fecha y hora con tiempo fijo se mostrará la siguiente configuración.

En este modelo debemos indicar todas las franjas correspondientes a cada sesión. Como ejemplo, supongamos que se dan sesiones los lunes, miércoles y viernes de 10h a 14h y de 16h a 18h.

En la primera casilla podemos indicar todos los días de la semana en que estará disponible la reserva.

Después introducimos manualmente la hora de inicio y fin y el número máximo de reservas, que hemos visto en el punto anterior. El resto de campos no son necesarios.

Siguiendo esto vamos añadiendo franjas hasta completar el horario.

Una vez rellenado en el producto se mostrará como un selector.

En este caso he colocado el calendario visible para comprobar que sólo están activos los días correspondientes a lunes, miércoles y viernes.

Con esto ya tendríamos configurado nuestro producto para funcionar como reserva. Ahora nos queda por ver cómo gestionar las reservar y notificaciones.

 

 3. Gestión de reservas y recordatorios.

Las reservas se gestionan desde el menú del propio plugin Booking – Ver reservas.

Aquí se muestra información de todas las reservas. Pulsando el icono que aparece en la última columna podemos ver los detalles del cliente (dirección, teléfono, etc.).

Como he comentado antes podemos hacer las reservas nosotros directamente desde el backend de WordPress. Para ello vamos al menú Booking – Crear reserva.

Lo primero que debemos indicar es el cliente. Si el cliente está registrado en la web lo buscaremos en el desplegable. Sino, dejaremos marcado Invitado. A continuación seleccionamos el producto y en crear pedido marcamos la primera casilla para que cree un nuevo pedido.

Pulsamos siguiente “Siguiente”.

Ahora nos aparecerá las mismas opciones para seleccionar la sesión que en el producto visible en la web.

Una vez rellenado pulsaremos crear reserva. La reserva se creará y nos mostrará la información. Si el usuario indicado era invitado deberíamos completar si información.

Para hacerlo pulsaremos en el icono del lápiz del apartado Billing y rellenaremos sus datos.

Con esto la reserva estaría formalizada.

Por último veremos cómo enviar un recordatorio sobre la reserva. Para hacerlo iremos al menú Booking – Enviar recordatorio.

Aquí nos muestra el diseño del contenido del email que editaremos como queramos. Lo más importante es la primera casilla, en la que indicamos con cuántos días de antelación debe enviarse el email al cliente.

Con esto ya estaría configurado y listo el plugin de reservas para Woocommerce.

 

 Conclusiones

A la hora de convertir o crear una tienda en WooCommerce en un servicio de reservas, citas o alquiler es importante tener muy claro que las características de reservas que vas a ofrecer ya que estas van a condicionar el tipo de plugin a elegir.

Puedes encontrar plugins específicos para algunos servicios, con configuración independiente a la tienda y que solo usan WooCommerce para que el usuario pueda realizar el pago. Si para el servicio que ofreces existe puede ser una buena opción.

Pero si lo que quieres es intercalar productos que se puedan reservar con aquellos que simplemente se venden debes utilizar un plugin que se gestione desde la propia página de producto. Y en este caso el plugin que te he descrito es una muy buena opción.