Cuando contratas un plan de hosting para dar a conocer al mundo tu negocio digital, en la mayoría de casos puedes crear cuentas de correo propias con el nombre de tu dominio.
Así te será posible enviar y recibir correos de tus clientes, amigos o familiares con todas las novedades de tu sitio web, el 'top ventas' del mes, las curiosidades del día a día, etc., dando una imagen totalmente profesional sin que tus correos hagan referencia a otras empresas tipo @hotmail.com o @gmail.com.
Hoy en día, es necesario que prestes atención a los protocolos de correo pues, al igual que ocurre con la moda, causar buena impresión es muy importante. Ten en cuenta que una de las principales formas con las que te comunicarás con tus clientes o visitantes posiblemente sea a través del email.
Índice de contenidos
Conocer los diferentes tipos de protocolos de correo, te ahorrará más de un bloqueo en tu conexión de Internet o evitará algún susto a tu cliente si no le funciona el correo.
Te sorprenderías al saber que muchos de los errores que se cometen a la hora de configurar una cuenta de correo en el ordenador o móvil, incluso el sistema de notificaciones que gestiona tu tienda online, aparecen porque se desconoce qué es lo que se está configurando.
No te puedes imaginar cuántas veces los clientes nos han reportado que un barco lleno de piratas cibernéticos habían robado sus correos cuando realmente estaban descargados en uno de sus dispositivos debido a una mala configuración en el gestor de correo.
El objetivo de este artículo es invitarte a conocer el mundo maravilloso de los protocolos POP, IMAP, SMTP y los MX. Estoy seguro que ya te suenan estas palabras, o al menos, las has escuchado antes a algún amigo o conocido.
Si estás empezando en Internet, eres un manitas tecnológico que hace webs o eres el encargado de mantenerlas es obligatorio que te pares unos minutos a conocer qué son cada uno de estos conceptos.
Pero... ¿qué significan?, ¡empecemos por lo básico!
¿Qué son los registros MX?
En el momento en que te decides a comprar un dominio, cambias los 'nameservers' y lo añades a tu panel de Hosting empieza toda una aventura en Internet.
Por defecto, se establece una configuración básica que hace que tu dominio pueda cargar una web y tenga capacidad de gestionar el correo.
Existe un apartado en donde se almacenan una cantidad de registros y, concretamente, uno de ellos indica desde dónde se gestiona el servicio de correo de tu dominio, es decir, su función será la de determinar la ubicación en Internet del apartado de correos de tu dominio.
En el momento que envías o recibes emails, el cartero digital siempre va a preguntar primero a tu dominio dónde está el buzón de correo para depositar el correo procedente de otras cuentas de correo y/o recoger esos emails que están en cola para ser enviados a otras direcciones con el fin de que lleguen a su destino.
Esa dirección que tu dominio le devuelve -que pueden ser una o varias- se conoce como los MX de tu dominio (del inglés intercambiador de correo) y éstos se crean, editan y/o eliminan desde un bloque llamado zona DNS que se encuentra dentro del panel de Hosting o también puede estar dentro de un panel del proveedor del dominio.
Si estás usando un panel de Hosting cPanel, lo encontrarás en el bloque Dominio, Zone Editor (editor de zona).
Haz clic en la imagen para ampliarla
Los registros MX tienen dos partes: la prioridad y el destino. El primero sirve para establecer qué buzón se consultará primero en el caso de que haya varios configurados; el segundo indica la dirección virtual donde se encuentra ese buzón en Internet.
Por defecto solo tendrás configurado un registro MX en tu dominio y éste tendrá asignado la prioridad "0" siendo el de mayor prioridad y cuyo destino será el propio dominio
Fíjate que según el proveedor de correo puedes tener configurado un registro MX, como bien acabo de comentar, o puedes tener varios como es el caso de Google cuando usas el servicio de correo de pago (G. Suite).
Servidor de entrada y de salida
Cuando el buzón de correo de tu dominio está listo para su uso, si echas un ojo dentro de él, verás que su estructura es parecida a una oficina de correos y ésta se divide en dos partes: el servidor de entrada y el servidor de salida.
Para que te hagas una idea rápida y básica, sin entrar en tecnicismos, te diré que el servidor de entrada es la zona donde se reciben los correos y se almacena en forma de cola procedentes de otras direcciones de correo y, a medida que se vayan procesando, se entregarán a cada una de tus cuentas de correos.
Existen dos formas diferentes de consultar el correo: POP o IMAP.
¡Es super importante que diferencies entre protocolos de correo POP e IMAP ya que es clave para que los correos no se pierdan y estén bien localizados!
Por otro lado, el servidor de salida o SMTP, tal y como su nombre indica, es la zona donde se listan en forma de cola todos los correos que van a ser enviados a sus correspondientes destinatarios.
Lectura recomendada
SMTP en WordPress: cómo configurarlo para realizar envíos
Tanto el servidor de entrada como el salida tienen una configuración particular (puertos, dirección, cifrado de seguridad etc.) que siempre debes consultar cada vez que migres a un nuevo proveedor o agregues una nueva cuenta de correo, ya que estos parámetros pueden ser diferentes de unos a otros.
Si eres cliente de Webempresa, recuerda que dentro de tu cPanel > Aplicaciones Webempresa > Configuración gestores de correo tienes esta magnífica herramienta que no solo te dirá los datos necesarios sino que además, dependiendo del gestor, te dará las instrucciones precisas con capturas para que no te quede ninguna duda
Haz clic en la imagen para ampliarla
Como información extra, debes saber que todos los correos que se envían y se reciben dejan huella en un fichero en el servidor y éste contiene la fecha, el título, quién lo envía, quien lo recibe, el estado de ese envío, etc.
Esto es muy útil cuando tienes problemas de recepción, envío o correos SPAM.
No te olvides de activar la casilla de requerir SSL y el cifrado de conexión SSL cada vez que configures una cuenta de correo o similar para que toda la información siempre viaje de un servidor a otro de forma segura y no se vea comprometida en ningún caso.
¿Qué es el protocolo de correo POP?
Cuando añades una cuenta de correo en tu gestor y seleccionas POP en el servidor entrante significa que a la hora de sincronizar el gestor de correo (por ejemplo Outlook, Thunderbird, etc.) con tu Hosting, se descargará el correo que pertenezca a la cuenta de correo que se consulta sin dejar copia en tu Hosting.
Esto es especialmente útil cuando tienes un gran volumen de correo, tienes problemas de espacio en tu Hosting y necesitas liberar ese espacio. También puedes usarlos si te gusta tener todo en un solo lugar en tu ordenador para centralizar todo los emails.
Uno de los grandes inconvenientes de usar este protocolo de correo es que si una misma cuenta es consultada por dos ordenadores y uno de ellos está en POP3 al sincronizar el correo, si el que está en POP3 es el primero en hacerlo, el otro ordenador verá que no hay correos porque estos emails ya se descargaron en el anterior ordenador donde está la cuenta configurada con POP3.
¡Ojo!, cuando digo ordenador puede ser una tablet, el portátil o incluso el móvil. Todos ellos son válidos si tienes la cuenta de correo configurada
No obstante, este protocolo dispone de una opción que te permite conservar el correo en el servidor hasta pasado un número de días concretos antes de descargarlo al ordenador y borrarse. Aunque si eres de los que necesita tener el correo siempre disponible no te recomiendo esta opción
¿Qué es el protocolo de correo IMAP?
Cuando configuras el protocolo IMAP y añades una nueva cuenta de correo en tu gestor de correos, significa que cada vez que tus cuentas se conecten y se sincronicen con el servidor (no importa cuántos ordenadores o dispositivos electrónicos usen la misma cuenta), tu gestor de correo siempre va a leer los emails que hay en tu Hosting pero en ningún caso los descargará.
Por tanto, siempre estarán disponibles desde cualquiera de las cuentas.
Como ya te puedes imaginar, uno de los principales problemas que tiene su uso es que si tienes un gran volumen de correo es posible que se te agote la cuota de disco rápidamente y te genere un problema de espacio a tener en cuenta.
Otras de las ventajas a destacar es que te permite crear carpetas y subcarpetas de forma rápida y sencilla que se sincronizan con el servidor. Por ejemplo, si creas la carpeta de 'Facturas' podrás tenerla en todos los dispositivos y agrupar todos los correos relativos a facturas en ella.
Debes de usarlo con precaución ya que si superas la cuota de disco de tu Hosting los correos no se entregarán y rebotarán a sus remitentes tras varios de intentos de entrega fallidos.
Lectura recomendada:
Uso de Disco de cPanel ¡controla el espacio ocupado!
¿Cuándo usar protocolos de correo IMAP o POP?
Como ya te has podido dar cuenta POP e IMAP son como la noche y el día y dependiendo de tus necesidades usarás uno u otro.
Si a estas alturas te preguntas si puedes alternar unas cuentas con POP y otras con IMAP la respuesta es un sí, sin problemas. Solo tienes que tener cuidado con la sincronización y los dispositivos que usarás en cada cuenta.
Si eres de los que tienen mucho consumo de correo y no te encaja ninguna de estas dos opciones aún, dispones de una más que es externalizar el correo a otro proveedor como por ejemplo Gmail.
En éste podrás añadir las cuentas de tu dominio de forma gratuita con una cuota de espacio bastante grande y totalmente gratis, ¿no está nada mal verdad?
Lectura recomendada
Configurar Gmail para cuentas de correo de tu Hosting
¿Qué es el protocolo de correo SMTP?
Dentro del servidor de salida encontramos el protocolo de correo SMTP que es el encargado de intercambiar correos entre el emisor y el receptor. Hace esa función que antes llamábamos "el cartero digital" cuando envías un correo a otra dirección de correo.
Piensa que cada vez que te registras en una tienda y recibes un correo por parte de ellos lo hacen a través de este protocolo. También, cuando coges cita para el médico, le envías un mensaje a un amigo para quedar o hay un nuevo pedido en tu tienda.
Te recomiendo que siempre hagas un uso responsable y moderado de envíos y no te pases de los límites que te indique tu proveedor ya que de lo contrario es posible que el servidor de correo desde donde se envían los correos de tu dominio entre en una lista negra por parte de otros proveedores como Gmail o Outlook que son bastante sensibles a estas cuestiones.
La consecuencia sería que ninguna cuenta de estos proveedores recibiría en la bandeja de entrada los correos de tu dominio y llegarían directamente a SPAM, ¡ten cuidado!
No olvides mantener tus equipos siempre actualizados y libres de virus ya que a menudo en Soporte vemos cómo algunos clientes acaban teniendo bloqueados todos sus envíos porque la seguridad de sus equipos se ha visto vulnerada y los malos han aprovechado las cuentas de correo para enviar SPAM sin escrúpulos a cualquier correo.
Conclusiones
Conocer los protocolos de correo POP, IMAP, SMTP y los MX es fundamental para no caer en los típicos errores a la hora de configurar una cuenta de correo de tu dominio, los correos dentro de tu tienda, etc.
Por supuesto, estoy seguro de que la próxima vez que tengas que configurar una cuenta de correo no tendrás ningún problema al conocer todos sus engranajes e incluso tú mismo podrás detectar una mala configuración respecto al correo.
Cada correo es único e importante, ¡no te la juegues!
Eso si, la próxima vez que veas un barco pirata no dudes en huir porque seguro que será de verdad. ;)