¿Cómo configurar impuestos en WooCommerce y generar informes?

Activar los impuestos y cálculos de impuestos en WooCommerce

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Como es lógico, lo primero que tienes que hacer es activar la opción de impuestos, que encontramos en los ajustes generales en el menú de WooCommerce ->  Ajustes -> Pestaña General

Debes activar la opción de "Activar impuestos": Activa los impuestos y los cálculos de impuestos.

Listo, con esto ya le estás diciendo a WooCommerce que quieres usar impuestos en tu tienda online.

Configurar impuestos en WooCommerce

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Para configurar los impuestos en WooCommerce debes ir a los ajustes de WooCommerce en el menú WooCommerce -> Ajustes y luego acceder a la pestaña de Impuesto y seguidamente ir al apartado de Opciones de impuestos.

En este apartado puedes configurar las opciones generales, que son las siguientes:

• Precios con impuestos incluídos: aquí le dirás a WooCommerce si los precios que irás poniendo a los productos son con impuestos incluidos o no.

• Calcular impuesto basado en: debemos elegir si el cálculo del IVA se hará en función del país donde tenemos la tienda (Dirección principal del negocio), o en función de la dirección del cliente, ya sea de envío (Dirección de envío del cliente) o de facturación (Dirección de pedido del cliente).

          Vemos las opciones con más detalle:

○ Dirección de pedido del cliente: Es la opción recomendada para que, de esta forma, te asegures de que los impuestos se calculen en base a los datos de facturación del cliente.

○ Dirección de envío del cliente. Si seleccionas esta opción y el cliente marca en la página de pago la opción de “Enviar a otra dirección”, WooCommerce calculará los impuestos en base a la dirección de envío y no la de facturación (si el cliente no envía a otra dirección, se toman por defecto los datos de facturación). 

"El problema que puede tener esta opción es que muchos plugins de facturas te van a mostrar dos direcciones de cliente diferentes (una de envío y otra de facturación) y los impuestos de la factura no van a coincidir con los datos de facturación, lo cual puede acarrear problemas con Hacienda."

○ Dirección principal del negocio. Con esta opción seleccionada WooCommerce tomará siempre la dirección física de tu tienda (la que tienes configurada en WooCommerce -> Ajustes -> General -> Ubicación principal). Solo tiene sentido seleccionarla cuando solo vendes a clientes de tu misma comunidad.

• Clase de impuesto por envío: por defecto viene la opción marcada "Tasa de impuestos de envío basado en los productos del carrito" y es el que seguramente quieras dejar seleccionada, pues será aplicable de la misma forma al cliente final.

Pero también puedes establecer directamente un tipo, como el "Estándar" o cualquiera de los que establezcas más adelante.

• Redondeo: marcando esta opción, el redondeo de los decimales se hará en el subtotal del carrito en lugar de hacerse por cada línea de producto.

Yo, personalmente, te recomiendo dejarlo marcado, ya que de esta forma primero suma todo y luego redondea al final de todo, que siempre es más exacto, pues conserva todos los decimales del IVA hasta el cálculo final.

• Clases de impuestos adicionales: aquí puedes añadir varios tipos de impuestos o IVA. Aunque generalmente será suficiente con la clase "Estándar" que viene por defecto, en algunos casos tendremos otros impuestos o versiones reducidas del mismo.

Por ejemplo, para ciertos artículos o direcciones de entrega, el IVA es del 4% o del 10% en lugar del 21%.

• Mostrar precios en la tienda: aquí debes indicar cómo quieres que se muestren los precios en la página de listado de productos y en las fichas de producto: sin impuestos o con impuestos incluidos.
  Yo te recomiendo usar la opción “IVA incluido” para así asegurarte de que el cliente ve siempre el precio final del producto.
  
  
• Mostrar precios en el carrito y en el pago: aquí debes indicar cómo quieres que se muestren los precios en el carrito y en el paso del pago: sin impuestos o con impuestos incluidos.
• Sufijo a mostrar en el precio: aquí debes poner el texto que quieres que se muestre detrás del precio del producto. Si vas a mostrar los precios de los productos con el IVA incluido puedes poner el sufijo: IVA Inc., o Impuestos incluidos (o lo que quieras).
  
  Dependiendo de la plantilla (tema) que uses en tu web, puede no mostrarse.
• Visualización del total de impuestos: puedes escoger entre mostrar el IVA detallado por tipos, o como un total único.
  Tienes 2 opciones, “Como un total único” o “Detallado”.
  Si aquí seleccionas la opción “Detallado”, si trabajas con diferentes tasas y clases de impuestos, se mostrará cada una de ellas en una línea diferente con el nombre de la tasa de impuesto que corresponda (muy importante para cumplir con Hacienda correctamente).

  Añadir, modificar y eliminar una clase de impuestos

WooCommerce trae por defecto 3 clases o tipos de impuestos: “Tarifas estándar“, “Reduced Rate Tarifas” y “Zero Rate Tarifas“.

Si necesitas crear otros tipos de impuestos nuevos (una nueva clase de impuestos), puedes hacerlo desde los ajustes de WooCommerce (en el menú WooCommerce -> Ajustes) en la pestaña de Impuesto -> Opciones de Impuestos, añadiendo una nueva línea con el nombre de tu impuesto en la sección “Clases de impuestos adicionales” y después guardas los cambios.

Cuando vuelvas a cargar la pestaña de “Impuesto” ya verás arriba el nuevo impuesto creado (en este ejemplo el Impuesto Especial).

Para eliminar una clase de impuestos, debes eliminarla (la línea donde está escrita) en el apartado de Clases de impuestos adicionales que está en la pestaña de Impuesto -> Opciones de Impuestos y guardar los cambios nuevamente.

  Añadir, modificar y eliminar impuestos en una clase

Debes ir a los ajustes de WooCommerce en el menú WooCommerce -> Ajustes y luego acceder a la pestaña de Impuesto y seguidamente al apartado de la clase de impuesto deseada.

  Añadir impuestos en WooCommerce

Para añadir un nuevo impuesto, debes pulsar en el botón de Insertar fila.

Luego tienes que rellenar los campos que nombro a continuación:

• Código de país: ¿A qué país vas asignar el impuesto? En caso de aplicar a todos los países debes dejarlo en blanco.

El código de país se conforma de 2 letras en mayúsculas, a España le corresponde el código “ES”.
Puedes ver los códigos de cada país en la columna “Alpha-2-code” de la tabla que puedes ver en esta entrada de la Wikipedia.

• Código de provincia: En este campo puedes agregar el código de la provincia.
  Son las dos últimas letras de la columna “Code” de la tabla que puedes ver en esta entrada de la Wikipedia.
  Déjalo en blanco para que se aplique a todas las provincias.
• Código Postal: Podemos especificar un impuesto para uno o más códigos postales.
  Déjalo en blanco para aplicar a todos los códigos postales.
  Se pueden especificar de las siguientes maneras:

○ Escribiendo los códigos postales en el campo separados por punto y comas “;”.

○ Códigos postales con comodín *: Por ejemplo “330*” equivale a cualquier código postal que comience por 330 (33001, 33015, etc).

○ Códigos postales con reglas de rangos: Por ejemplo “33000…33100” equivale a cualquier código postal entre el 33000 y el 33100.

• Ciudad: Podemos también especificar los nombres de las ciudades separados por punto y coma “;”. 
  Déjalo en blanco para aplicar a todas las ciudades.
• Tarifa %: Porcentaje de impuesto a aplicar con 4 posiciones de decimales. Para el IVA normal será el 21%, el IVA reducido sería el 10%, el IVA superreducido sería el 4%, etc.
• Nombre del impuesto: Indicamos un nombre para que el usuario pueda identificarlo en la tienda.
• Prioridad: En caso de aplicar más de un impuesto al mismo producto en qué orden se aplicarán. La prioridad con el número más bajo (1) es la que prevalece.
• Compuesto: Si activas esta casilla se aplicará el impuesto al producto antes de aplicar el resto de los impuestos.
• Envío: Aquí especificarás si aplica también el impuesto para los gastos de envío.

Además tienes dos botones para importar o exportar en un fichero .csv con los impuestos de esa clase:

• Importar CSV: Nos lleva a otro formulario para que podamos importar un fichero .CSV con impuestos.
• Exportar en formato CSV: Este botón nos permite descargar un fichero .CSV con los impuestos de la clase actual.

 De esta forma, por ejemplo, si se actualizan los valores de IVA, podrás exportar tus impuestos, modificarlos en el fichero .CSV y luego importarlo para actualizarlos en bloque en tu WooCommerce.

A modo de ejemplo vemos cómo quedaría el nuevo impuesto en la clase “Tarifas estándar” (el IVA del 21% para España):

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  Configurar exención de IVA para Canarias, Ceuta y Melilla en WooCommerce

España tiene algunas regiones que están exentas de IVA como es el caso de Canarias, Melilla y Ceuta.

"“Estas regiones tienen otros impuestos, que el cliente abonará en aduanas, si tu tienda no se encuentra en alguna de estas regiones”."

Por lo tanto, deberás (si vas a vender a clientes con domicilio en estas regiones) configurar estas excepciones de impuestos de la siguiente manera:

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Debes insertar una fila para cada provincia. Los códigos de provincia que debes usar son:

• “GC” (Las Palmas)
• ”TF” (Tenerife)
• “CE” (Ceuta)
• “ML” (Melilla)

No usaremos códigos postales, por lo que ese campo quedará con el “*”.

A cada provincia vamos a asignarle una tarifa de 0,0000%.

En la última fila debes tener creado el IVA del 21% para el resto de las zonas (ya que se aplican por orden).

De esta forma, cuando la dirección de envío de nuestro cliente pertenezca a Canarias, Ceuta o Melilla su producto estará exento de IVA, y en caso contrario se aplica la última fila correspondiente al resto de las zonas aplicando un 21% de IVA.

  Modificar impuestos en WooCommerce

Si quieres modificar un impuesto, basta simplemente con pulsar en las celdas de la tabla que debes cambiar y modificar los valores.

  Eliminar impuestos en WooCommerce

Para eliminar un impuesto, solo debes seleccionar la fila del mismo (cambiará el color de fondo de la línea a amarillo) y pulsar en el botón de Eliminar fila seleccionada (s).

  Asociar impuestos a cada producto en WooCommerce

Cuando ya tengas configuradas las clases de impuestos y los impuestos que correspondan, podrás configurar en los productos la clase de impuestos que aplica para ellos.

Por defecto ya te aparecerá con la situación fiscal "Imponible" (se aplican impuestos a ese producto) y la clase de impuesto "Estándar".

Para asociar cada producto a su clase de impuesto correspondiente debes hacerlo desde la ficha del producto (accediendo a editar el producto desde el menú de Productos -> Todos los productos).

Cuando estés editando la ficha del producto, ve al apartado de Datos del producto -> General y ahí selecciona, en el campo de Clase de impuesto la clase apropiada para este producto:

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  Asociar impuestos a un bloque de productos en WooCommerce

También puedes asignar en bloque una clase de  impuesto a todos o algunos productos.

Para ello, ve a Productos -> Todos los productos y selecciona todos los productos para los que quieres asociar una clase de impuesto.

Puedes seleccionar todos, o solo algunos.

Una vez marcados, selecciona Editar en el desplegable de acciones en lote y pulsa en el botón de Aplicar.

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Se mostrarán una serie de campos para aplicar modificaciones en lote a todos los productos seleccionados. Ve al campo de Clase de impuesto en el apartado de Datos del producto, selecciona la clase a aplicar a todos esos productos en el desplegable y luego guarda este cambio pulsando el botón de Actualizar.

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  Videotutorial de configuración de los impuestos en WooCommerce

Dentro de nuestro curso de creación de una tienda con WooCommerce tenemos el siguiente videotutorial de configuración de impuestos en WooCommerce:

Informes de impuestos en WooCommerce

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Los informes de impuestos se encuentran en el menú de WooCommerce -> Informes dentro de la pestaña "Impuestos".

Haz clic en la imagen para ampliarla  

Como puedes ver, tenemos dos tipos informes:

1. Impuestos por código (o sea, por tipo de impuesto).
2. Impuestos por fecha.

Veremos que ambos se pueden filtrar por fecha, según las siguientes opciones:

Año: Lo que va de año hasta hoy. Es decir, desde el 1 de enero de este año hasta el día de hoy.
Mes pasado: No necesita más aclaración, ¿verdad?
Este mes: Lo que va de mes hasta hoy. O sea, desde el día 1 de este mes hasta hoy.
Personalizado: Nos deja elegir un período de fechas personalizado. Le indicamos la fecha de inicio y final, pulsamos en el botón Ir y nos muestra los resultados de ese periodo seleccionado.

  Informes de impuestos por código

Es la primera opción que nos muestra, y suele estar seleccionada por defecto.

En este apartado verás los resultados agrupados por cada tipo de IVA (en España), o sea, de tasa impositiva.

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En la imagen de ejemplo anterior, vemos que hay 3 impuestos (el IVA normal del 21%, el Iva del 10% y el del 4%).

• Verás los siguientes datos acumulados del intervalo de fechas seleccionado (de lo que va de este año, mes anterior, lo que llevamos de este mes o del periodo que hayamos seleccionado):
  
  Impuesto: Código del impuesto (IVA, IVA reducido, IGIC, etc.).
  Tasa: Porcentaje correspondiente a ese impuesto.
  Número de pedidos: Total de pedidos de el periodo elegido.
• Importe de impuestos: El total agregado de los impuestos de todos esos los pedidos.
  Importe de la tasa de envío: El total agregado de los impuestos de los costes de envíos de los pedidos de ese periodo.
• Total de impuestos: La suma de los impuestos de los pedidos y de los portes.

Para exportar el informe, solo debes pulsar en el botón de Exportar en formato CSV.

De esta forma, podrás descargar a tu equipo un archivo CSV que podrás abrir o importar con cualquier hoja de cálculo, como Excel o Google Sheets.

Esto te facilita la tarea de hacer los IVA’s, ya que puedes pasarlo al gestor, o incluso para hacer tú los cálculos pertinentes.

  Informes de impuestos por fecha

En este apartado verás los resultados de impuestos con los impuestos agrupados (sumados), dentro del periodo seleccionado:

Si vas a la pestaña de Año verás los pedidos agrupados por mes:

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"En la imagen, vemos que hay 5 pedidos: 2 de Noviembre de este año y 3 en Diciembre."

Si vas a la pestaña de El mes pasado, Este mes verás los pedidos agrupados por día de esos períodos:

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"En esta imagen, veremos que en diciembre hay dos pedidos, uno del día 6 y otro del dia 12."

En la pestaña Personalizado dependerá de si el periodo es del mismo mes (verás los pedidos por día) o de varios meses (verás los pedidos agrupados por mes).

Verás los siguientes datos acumulados del intervalo de fechas seleccionado (de lo que va de este año, mes anterior, lo que llevamos de este mes o del periodo que hayamos seleccionado):

- Impuesto: Código del impuesto (IVA, IVA reducido, IGIC, etc.)

- Tasa: Porcentaje correspondiente a ese impuesto.

- Número de pedidos: Total de pedidos del período elegido.

- Importe de impuestos: El total agregado de los impuestos de todos esos los pedidos.

- Importe de la tasa de envío: El total agregado de los impuestos de los costes de envíos de los pedidos de ese periodo.

- Total de impuestos: La suma de los impuestos de los pedidos y de los portes.

Para exportar el informe, sólo debes pulsar en el l botón de Exportar en formato CSV

De esta forma, podrás descargar a tu equipo un archivo CSV que podrás abrir o importar en cualquier programa de hojas de cálculo, como Excel, Google Sheets o similar.

Esto te facilita la tarea de hacer y presentar los impuestos a Hacienda, ya que puedes pasarlo al gestor, o incluso para hacer tú los cálculos pertinentes.

Conclusiones

Como has podido ver en este tutorial, la configuración de los diferentes impuestos en tu Woocommerce y el manejo de los informes de impuestos es sencillo.

Además, si delegas la tarea de presentar los impuestos a tu gestor/asesor fiscal, podrás facilitarle los diferentes informes de forma fácil y clara.

Aunque para realizar este artículo he usado como ejemplo los impuestos de España (IVAs), si tu tienda está en otro país diferente de España, lo que he explicado en este artículo también puede servirte para configurar los impuestos de cualquier país.

Tip final: Desde la web de Woocommerce  puedes descargar este fichero .csv para importar los impuestos de todos los países de Europa.

Eso sí, después de importarlo en tu Woocommerce, ten la precaución de revisar que las tasas estén actualizadas :)