Si estás al día de las últimas tendencias del mundo online, ya te habrás hecho eco de que cientos de personas alrededor del mundo están viviendo de un blog o de su página web. ¡Emprender está de moda!
Sobre todo, con las facilidades que nos ofrece trabajar a través de una plataforma como Internet, sentados cómodamente en el sofá de nuestra casa, en una playa de Malibú o simplemente llevando una vida que despierta envidias, gracias a un trabajo que nos permite a la vez tener tiempo para disfrutar.
Por eso, cuando te decides a crear tu página web y dar forma a un negocio digital, puede que te veas superado por esas expectativas que tenías sobre que esto sería un “trabajo fácil”.
No lo es, pero tú también puedes aprender a sacarle partido, ¿sabes cómo?
Impulsar tu web, blog o tu tienda online requiere de esfuerzo, sobre todo, en las primeras etapas de desarrollo. Y aquí es donde me gustaría decirte que hay luz al final del túnel.
¿Sabes que puedes automatizar los procesos digitales en tu proyecto online y aligerar el tiempo que dedicas a tu trabajo?
Con la automatización de procesos digitales, las tareas que se sustentan en unos patrones determinados pueden estudiarse de antemano y realizarse “en automático”.
Esto ayudará a que tu negocio digital adquiera un mayor impulso, a generar ingresos pasivos (incluso cuando tú no estás) y a optimizar el tiempo invertido en tu proyecto web.
¿Estás preparado para sumergirte en un cambio que te lleve a ser más productivo?
Si es así, acomódate frente al ordenador, ya que en este artículo vamos a ver qué es automatizar procesos digitales, cómo puedes orientar tu empresa digital hacia la automatización y cómo ejecutar una estrategia de automatización con la que obtener el máximo rendimiento de tu página web.
¿Qué es automatizar procesos digitales?
Antes de meternos de lleno en este tema, deberíamos conocer más a fondo qué significa automatizar procesos digitales (DPA) y a qué nos referimos con estos términos.
La automatización de procesos está intrínsecamente relacionada con la transformación digital y con la evolución de la gestión de procesos de negocio (Business Process Management o BPM).
Cada vez más organizaciones son conscientes de la necesidad de entender el funcionamiento de los procesos internos para mejorarlos ahorrando tiempo y costes.
Con la aparición del modelo japonés (sistema de producción Toyota) en los años 80, se comenzó a implementar un sistema estructurado en la gestión de procesos de las empresas.
A medida que la tecnología se hacía presente en nuestro día a día, en nuestros puestos de trabajo, estas medidas también empezaron a cobrar importancia en los procesos digitales.
Podríamos definir la automatización de procesos digitales como:
“El DPA es el sistema organizacional que se encarga de analizar, implementar mejoras de optimización y controlar los procesos relacionados con el ámbito digital de un negocio automatizándolos para aumentar la productividad.”
Una vez que tenemos una idea más definida del concepto, veamos por qué es importante automatizar procesos digitales.
¿Qué beneficios tiene automatizar procesos digitales?
Para convertir nuestro negocio digital en uno más productivo y receptivo, que se refleje en cómo cuidamos de nuestros visitantes y clientes, la automatización de procesos nos aporta una serie de ventajas, como:
1.- Agilidad operacional: ofrecemos una mayor rapidez de respuesta al no tener que pararnos a pensar cómo gestionar un proceso en nuestra web.
2.- Mejora de la experiencia de usuario: se sienten más cuidados ya que los mensajes están preparados y se les ofrecen rápidamente en el momento idóneo para que los escuchen.
3.- Mayor entendimiento de los procesos: los gestores de los procesos se sienten más capacitados al conocer de antemano cómo responder teniendo una previsión de posibles acciones.
4.- Aumenta la productividad: se aprovechan mejor los recursos humanos ya que pueden centrarse en otros quéhaceres de carácter innovador y creativo que aporten valor al negocio digital.
5.- Ahorro de costes: al tener procesos automatizados, el tiempo invertido en las tareas se amortiza, pudiendo dedicarse el equipo humano a tareas que impliquen interacción real con personas.
Seguro que en tu proyecto online (página web, blog, eCommerce, etc.) has pasado por esa experiencia en la que algunas tareas se te hacían repetitivas y has pensado “ojalá existiese una forma de hacerlo automáticamente”.
Pues la hay, pero lamentablemente, no podemos automatizar absolutamente todos los procesos que llevamos a cabo.
Si somos previsores, estudiando cómo realizamos determinadas tareas y cómo responden nuestros clientes a nuestras comunicaciones y acciones, podemos elaborar una “hoja de ruta” para tener una visión global de qué podemos automatizar.
Una vez que hayamos realizado este trabajo previo, podremos tomar decisiones sobre cuáles son las tareas de los procesos que podemos activar “en automático”.
Automatización de procesos orientados al ámbito digital
Hoy en día, las facilidades que cualquier usuario tiene para digitalizar su negocio son extensas.
Si tienes un negocio físico a pie de calle, crear una tienda online para vender tus productos o servicios está al alcance de tu mano.
Las nuevas tecnologías proporcionan a las grandes corporaciones, a las pymes y a los pequeños empresarios, herramientas de software avanzadas que ayudan a gestionar cualquier proceso y alivian las tareas diarias de mantenimiento, por ejemplo, en nuestras páginas web.
El verdadero procesado digital comienza con el análisis de información y datos que iremos desgranando y evaluando y al que aplicaremos soluciones de mejora que nos permitan gestionar los tiempos y tareas de forma eficaz.
Según una encuesta realizada por Forrester Wave a los empleados de varias empresas en 2016, queda claro que el enfoque de futuro pasará por la transformación digital.
Esta visión ha cambiado desde 2014, momento en el que la dirección de una organización dictaminaba que la reducción de costes era el principal motor del cambio.
Este objetivo se consideraba valioso pero desde un punto de vista actual, podemos comprender que era un paso obligado hacia la automatización de procesos.
¿Qué áreas forman la automatización de procesos digitales?
Para implementar la DPA o automatización de procesos digitales, según informes de Forrester, se deben abordar dos áreas diferenciadas: la profundidad y la amplitud.
1. Procesos profundos: son similares a los proyectos de gestión de procesos de negocio (BPM) y tienen ejecuciones más tradicionales y complejas. Los proyectos requerían un modelado desde sus inicios y un ciclo de desarrollo extenso.
Se caracterizan por:
- Ser estructurados y metódicos
- Utilizan muy pocas aplicaciones
- Usan trámites diligentes
- Persiguen la reducción de costes.
2. Procesos amplios: son similares a las iniciativas de código bajo. Promueven el flujo rápido de trabajo y están a la vanguardia del uso de aplicaciones para mejorar la eficiencia.
Sus características principales son:
- Rapidez
- Utilización de muchas aplicaciones
- Funcionan como protección.
- Persigue los resultados finales con el cliente
La combinación de estos dos factores, crea un puente hacia la implementación de los procesos automáticos en entornos digitales.
Automatización de procesos digitales orientados a optimizar un sitio web
Antes de comenzar a automatizar procesos, debemos cumplir una serie de requisitos que nos ayudarán a saber qué tareas poner en automático y cuáles no.
- Primero pregúntate: ¿tienes una página web segura y estable?
Es necesario que la mantengas actualizada, lleves a cabo un mantenimiento o escribas periódicamente artículos en tu blog, que te ayuden a posicionarla en los buscadores.
Como añadido, revisa también el mensaje o comunicación que envías a tus visitantes o clientes para que sean acordes a la estrategia que tienes planificada.
- Segundo, conoce a tu audiencia. Son los usuarios que navegan por tu página web los que darán vida a tu proyecto digital y te permitirán generar ingresos fácilmente.
Sé cercano y cuida de ellos.
Puedes elaborar una lista de suscriptores, que a posteriori, te servirá para realizar comunicaciones automáticas con ellos y presentarles diferentes aspectos de tu plan estratégico (ofertas, promociones, etc.).
Cuanto mejor sea analices a tu público, mejor podrás planificar las tareas de comunicación con ellos y mejores resultados obtendrás.
- Tercero, define tu estrategia global de ventas y comunicaciones. Que tengas lo más claro posible la línea que quieres seguir te ayudará a que las decisiones sean más ordenadas y rápidas cuando automatices una tarea.
- Cuarto, prepara documentación. Una vez realizado el trabajo previo de análisis y documentación y establecidas las guías por las que vas a regir tu proyecto web, deberías documentar los procesos que has estudiado.
También puedes crear respuestas predefinidas que más tarde vayas reconduciendo según los resultados que obtengas.
- Y quinto, elabora un listado de aplicaciones digitales que te permitan cubrir las necesidades de tu página web y automaticen algunos de los procesos de ejecución de tareas.
Con herramientas y programas de software digitales podremos gestionar nuestras páginas web y optimizar esas actividades que debemos realizar de forma periódica.
Conclusiones
La inclusión, ya imparable, de la transformación digital ha impulsado la búsqueda de nuevas vías de optimización en los negocios en Internet y cómo no, ha potenciado el reinado de las websites.
Como empresarios, grandes o pequeños, es nuestro deber buscar las mejores alternativas para ganar en la eficiencia en los procesos y que esto nos ayude a conseguir nuestros objetivos.
La automatización de procesos digitales es el camino a seguir para guiar nuestra página web hacia el éxito.
No importa que estés comenzando con tu negocio web, cuanto antes integres la automatización de procesos en tu empresa, antes podrás aumentar la rentabilidad de tu proyecto digital y lo ayudarás a crecer.
¿Estás listo para ponerte “en automático” y mejorar la calidad de tu trabajo y de tu vida?